Цифровизация кадрового учёта — одно из самых заметных направлений изменений в трудовом законодательстве последних лет.
С 2020 года Россия перешла на электронные трудовые книжки, а к 2025 году процесс становится практически обязательным для всех работодателей.
В этой статье рассмотрим, что уже внедрено, что ожидает компании в 2025–2026 годах и какие требования установлены к электронным кадровым документам.

1. Электронная трудовая книжка: текущий статус

Электронная трудовая книжка (ЭТК) полностью заменила бумажную для большинства работников.
Основной нормативный акт — Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019, а также поправки к статье 66.1 Трудового кодекса РФ.

С 2021 года работодатели ведут сведения о трудовой деятельности в электронном виде, передавая их через формы СЗВ-ТД в Пенсионный фонд (теперь — Социальный фонд России, СФР).

К 2025 году доля работников, у которых ведётся только электронная книжка, превышает 95 %.
Бумажные документы остаются лишь у тех, кто до сих пор не перешёл на электронную форму и не менял место работы.

2. Что изменилось к 2025 году

1) Полная интеграция СФР, ФНС и Роструда.
Все кадровые события (приём, перевод, увольнение) отражаются в единой системе данных.
Работодатель больше не обязан дублировать их в бумажных журналах.
2) Передача данных через единый портал «Работа в России».
Для работодателей введена обязанность подавать сведения об изменениях статуса сотрудников в цифровом виде.
3) Электронное хранение кадровых документов.
Приказы, заявления, уведомления можно оформлять и подписывать электронной подписью.
Бумажные копии становятся необязательными, если у организации есть ЭДО (электронный документооборот).
4) Доступ сотрудника к трудовой онлайн.
Любой работник может посмотреть сведения о своей трудовой через «Госуслуги» или приложение «Работа в России».

3. Что станет обязательным в 2025–2026 году

1) Электронное оформление всех кадровых документов.
Минтруд и Роструд в 2024 году утвердили дорожную карту, по которой к 2026 году должны быть переведены в электронный формат:

• трудовые договоры;
• приказы о приёме, переводе, увольнении;
• графики отпусков и табели учёта времени;
• уведомления и согласия работников.

Бумажные формы будут допустимы только для микробизнеса без ЭЦП и автоматизации.
2) Обязательная регистрация кадровых событий в СФР.
Любое изменение (новый сотрудник, увольнение, перевод) должно быть передано в течение одного рабочего дня после издания приказа.
Нарушение сроков приравнивается к непредставлению отчётности.
3) Хранение кадровых документов в электронных архивах.
Срок хранения — не менее 50 лет.
Работодатели обязаны обеспечить резервное копирование и возможность передачи архива при ликвидации или смене юридического лица.
4) Электронное взаимодействие с сотрудниками.
В 2025 году вводится норма о возможности направления работнику кадровых уведомлений (увольнение, отпуск, перевод) через цифровой личный кабинет.
Получение документа через портал будет приравниваться к личной подписи.

4. Как перейти на цифровой кадровый учёт

Выбрать систему ЭДО.
Подойдут «Контур.ЭДО», «Такском», «1С-ЭДО», «Диадок» и другие операторы, аккредитованные Минцифры.
Получить квалифицированные электронные подписи (КЭП).
Их должны иметь директор и кадровые специалисты, подписывающие приказы и договоры.
Обновить локальные акты.
Необходимо внести изменения в правила документооборота, порядок хранения и защиты персональных данных.
Проинформировать сотрудников.
Сотрудники должны письменно подтвердить согласие на электронный документооборот.
Для новых работников это обычно включено в пакет документов при приёме.

5. Преимущества цифровизации кадров

• Экономия времени и бумаги.

Все операции происходят онлайн, без необходимости дублирования.

• Быстрый доступ к информации.

Работодатель и сотрудник могут мгновенно получить нужные данные.

• Минимизация ошибок.

Системы ЭДО проверяют корректность данных автоматически.

• Безопасность и защита.

Электронные подписи и шифрование обеспечивают контроль доступа и юридическую силу документов.

6. Ответственность за нарушения

Если работодатель не передаёт сведения в СФР или делает это с ошибками, применяется статья 15.33.2 КоАП РФ:

• штраф для должностных лиц — от 300 до 500 рублей;
• для организаций — от 1 000 до 5 000 рублей;
• при повторных нарушениях — до 10 000 рублей и предписание устранить нарушения.

При отсутствии передачи данных о приёме или увольнении сотрудника возможны отдельные санкции со стороны трудовой инспекции.

7. Что важно учесть бухгалтерии

• Сведения о приёме и увольнении теперь напрямую связаны с расчётами зарплаты, НДФЛ и страховыми взносами.
• ФНС автоматически сверяет даты начислений с кадровыми изменениями, указанными в СФР.
• Ошибка в дате или несвоевременная передача отчёта может вызвать налоговое несоответствие и запрос.

Подведём итоги

Электронные трудовые книжки и цифровизация кадрового документооборота — это не временная мера, а необратимый процесс.
К 2026 году кадровая работа полностью перейдёт в онлайн, и ответственность за правильность электронных документов будет такой же, как за бумажные.

Чтобы избежать штрафов и сбоев, работодателям стоит уже сейчас подготовиться: внедрить ЭДО, обновить регламенты, обучить персонал и проверить корректность передаваемых данных.