Уход бухгалтера в декретный отпуск — ситуация, которая всегда наступает неожиданно, даже если о ней предупредили заранее.

Сложность в том, что бухучёт нельзя «поставить на паузу»: отчётность, налоги, зарплата, электронные кадровые документы и проверки ФНС продолжаются ежедневно.
Чтобы бизнес не столкнулся со штрафами и срывами сроков, важно заранее подготовиться и организовать передачу дел.

1. Когда бухгалтер сообщает о декрете — что должен сделать предприниматель

Сотрудница обязана предупредить работодателя о декретном отпуске — но срок законом не установлен.
Иногда это происходит за месяц, иногда — за неделю.

Первое, что должен сделать собственник или руководитель:

1. Получить заявление о выходе в декрет и копии документов, подтверждающих срок беременности.
2. Определить дату передачи дел — она должна быть до дня ухода в отпуск.
3. Ограничить доступы к сервисам после ухода (банк, ФНС, ЭДО, учётные программы).
4. Понять текущую ситуацию по бухгалтерии — нет ли «хвостов», просрочек, несданных отчётов.

2. Какие риски возникают, если не подготовиться заранее

Уход бухгалтера без передачи дел может привести к:

• срыву отчётности и штрафу до 30 000₽;
• блокировкам расчётного счёта;
• ошибкам в зарплате и удержаниях;
• проблемам с ЕНП и автоматическими сверками ФНС;
• отсутствию документов и регистров бухгалтерского учёта;
• полной неразберихе в 1С или другой системе учёта.

Чем позже начинают подготовку — тем дороже потом обходится восстановление.

3. Какие документы и данные обязательно нужно получить до ухода бухгалтера

Передача дел должна быть формализована через акт приёма-передачи.
Он защищает собственника, а также самого бухгалтера.

Необходимо передать:

• регистры бухгалтерского учёта за последний год;
• актуальную базу 1С/учётной системы;
• статус расчётов по налогам в ФНС, включая ЕНП;
• книги покупок и продаж (для ОСНО);
• акты сверок с ключевыми контрагентами;
• состояние кадровых документов (ТД, приказы, табели);
• календарь отчётности на ближайшие 2–3 месяца;
• логины и пароли от всех сервисов (под контролем руководителя).

Если чего-то из этого нет — нужно запросить или восстановить заранее.

4. Кому поручить бухгалтерию на время декретного отпуска

1) Аутсорсинговая бухгалтерияСамый безопасный вариант, если важно:

• не прерывать работу учёта,
• не переживать за отчётность,
• иметь постоянный контроль и ответственность исполнителя по договору.

Плюсы:

• подключение за 1–3 дня;
• не зависит от декретов, болезней, отпусков;
• сразу несколько специалистов вместо одного;
• можно подключить только нужный объём услуг.

2) Временный бухгалтер «на подмену»
Подходит, если компания небольшая и учёт простой.
Минус — качество работы сильно зависит от человека; передача дел занимает время.
3) Новый удалённый сотрудник в штат
Можно найти специалиста на дистанционную работу.
Плюсы — постоянный контакт.
Минусы — долгий поиск и риски ошибок при передаче дел.
4) Деление задач: часть — бухгалтеру, часть — автоматизации
Иногда оставляют внутри компании кадровый учёт, а бухгалтерию полностью передают на аутсорсинг.
Это снижает стоимость и риск ошибок.

5. Как обезопасить бизнес на период отсутствия бухгалтера

Чтобы не столкнуться с проблемами во время декрета сотрудника, рекомендуется:

1. Настроить график отчётности на ближайшие 3 месяца.
2. Проверить состояние ЕНП и налоговых обязательств в ФНС.
3. Обновить регламенты и доступы, чтобы новый бухгалтер мог работать без задержек.
4. Провести сверки с основными контрагентами.
5. Убедиться, что зарплатные расчёты ведутся корректно, особенно при переходах между ставками, больничных, отпусках.

В 2025 году значительная часть сверок ФНС происходит автоматически — ошибки вскрываются сразу.

6. Можно ли сохранить сотрудника в процессе декрета?

Да. Многие бухгалтеры продолжают участично работать из дома:

• консультировать нового специалиста,
• помогать по конкретным задачам,
• проверять критичные операции.

Но это должно быть добровольно и оформлено корректно:
либо по отдельному договору, либо как временная работа.

Основное правило — не перекладывать на будущую маму ответственность за отчётность, если она уже вышла в декрет.

Подведём итоги

Уход бухгалтера в декрет — нормальная ситуация, если предприниматель подготовится заранее:
оформит передачу дел, обеспечит доступы, проверит текущий учёт и выберет временную или постоянную замену.

Самое безопасное решение для бизнеса — передать учёт в профессиональные руки: аутсорсинговой бухгалтерии или удалённому специалисту с договором, где чётко прописаны сроки, качество услуг и ответственность исполнителя.

См. также по теме:
— Валютные расчёты: как принимать оплату из-за рубежа без нарушений
— Электронные кадровые документы: как перейти и что важно учесть
— Больничные: как проверить начисления и избежать ошибок
— Декрет и отпуск по уходу: права, выплаты и оформление