С 2026 года электронные кадровые документы перестают быть «опцией по желанию» и становятся стандартом для большинства работодателей. Формально переход на ЭКД остаётся правом, а не обязанностью, но новые требования к отчётности, ЭДО с СФР и единые правила КЭДО фактически подталкивают организации к цифровизации кадрового учёта.​

Что именно меняется для работодателя к 2026 году

Ключевые изменения связаны с развитием кадрового ЭДО и общими требованиями к электронным документам:​

• Работодатель вправе перевести кадровые документы в электронный формат, но обязан соблюдать нормы ТК РФ к ЭКД.
• Для части отчётности и взаимодействия с СФР электронный формат фактически становится обязательным.
• Вводятся единые требования к структуре, реквизитам и хранению кадровых электронных документов (КЭДО).

При этом бумажный документооборот полностью не отменяется: для части сотрудников и документов бумага сохраняется, если работник не дал согласие на ЭКД.​

Какие кадровые документы можно и нужно перевести в цифру

Трудовой кодекс и подзаконные акты разрешают вести в электронном виде без дублирования на бумаге:​

• трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• приказы по кадрам (приём, перевод, увольнение, отпуск);
• графики отпусков, табели, уведомления, заявления сотрудников;
• локальные нормативные акты, с которыми работников знакомят под подпись.

При этом:

• согласие работника требуется для перевода его персонального кадрового документооборота в электронный вид;
• сотрудники без стажа до 31.12.2021 могут быть подключены к ЭКД по решению работодателя, но тоже имеют право отказаться.​

Отдельно работает блок электронных трудовых книжек и отчётности в СФР, о котором вы уже писали в статье про ЭТК и цифровые кадры.​

Согласие работников и смешанный формат

Главное правило: без согласия сотрудника полностью перевести его кадровые документы в электронный вид нельзя:​

• С согласных сотрудников кадровый документооборот можно вести полностью электронно, без обязательного дублирования на бумаге.
• Для тех, кто отказался, работодатель обязан продолжать вести кадровые документы на бумаге.

На практике это означает смешанную модель:

• часть персонала работает в КЭДО;
• по части сотрудников кадровик сохраняет бумажные приказы, заявления и личные дела.​

Поэтому важно заранее предусмотреть в локальных актах порядок получения согласий и отказов, а также регламентировать, как кадровая служба работает в режимах «бумага + цифра».

Что нужно сделать работодателю к 2026 году

План внедрения электронных кадровых документов обычно включает несколько шагов:​
1) Принять решение о переходе на ЭКД и оформить его приказом.
2) Выбрать и описать в приказе сервис или платформу: «Работа в России», решения 1С, КЭДО от оператора ЭДО и т.п.
3) Утвердить локальный акт (положение о КЭДО/ЭКД):

• перечень документов и категорий работников, для которых используется ЭКД;
• порядок доступа сотрудников к системе;
• сроки уведомления о переходе на ЭКД.

4) Уведомить работников о переходе и их праве согласиться или отказаться, собрать согласия.
5) Обеспечить сотрудников электронными подписями (УС/КЭП) в нужном объёме.
6) Обновить кадровые регламенты и инструкции, обучить кадровиков и бухгалтерию работе с системой.​
Отдельное внимание нужно уделить интеграции кадрового ЭДО с бухгалтерскими процессами и ЭДО с СФР, чтобы данные из кадровых документов автоматически подтягивались в отчётность и регистры.​

Подведём итоги

К 2026 году электронные кадровые документы становятся фактическим стандартом работы с персоналом: без них сложно выполнять требования СФР и налоговых органов, быстро формировать отчётность и хранить документы без риска потери. Переход на ЭКД по‑прежнему формально добровольный, но для работодателя это уже вопрос не только удобства, но и соответствия новым цифровым требованиям. Чем раньше будут приняты приказ, положение и регламенты по ЭКД, тем спокойнее пройдёт адаптация кадровой службы и бухгалтерии.

См. также

• Электронные трудовые книжки и кадровый документооборот в 2025–2026 годах: что станет обязательным​
• НДФЛ 2025: прогрессивная шкала и новые коды доходов и вычетов — что менять в 6-НДФЛ​
• Ошибки в зарплате и отчётности теперь дороже: новые штрафы в 2025 году​
• Средний заработок по-новому: что пересчитать с 01.09.2025 в кадровых документах и выплатах​